INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DATI DELL’UTENTE

Nella presente informativa sulla privacy viene illustrato il modo in cui raccogliamo e utilizziamo i dati personali dell’utente.   

Quando trova applicazione la presente informativa sulla privacy? 

La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i dati personali che riguardano l’utente da noi raccolti, condivisi e conservati quando l’utente utilizza la nostra app Basile Funeral Service e i relativi servizi, oppure quando prende contatto con noi riguardo a tali prodotti e servizi. 

Potremo modificare la presente informativa sulla privacy di tanto in tanto e comunicheremo all’utente eventuali variazioni pubblicando l’informativa rivista sul nostro sito web e informandolo via e-mail o mediante le nostre app prima che tali variazioni divengano effettive. 

Chi è il titolare dei dati personali? 

Due sono le figure che gestiscono i dati personali degli utenti registrati: 

-La nostra Agenzia “Basile Funeral Service” raccoglie e conserva in maniera permanente i dati presso la propria sede;

-La XP INFORMATICA, una società leader nella produzione e distribuzione di sistemi informatici, con uffici in Via Giuseppe Fanelli, 74015, Martina Franca (TA), ITALY; partner tecnologico della nostra agenzia nonché produttore del software denominato FBE Desktop, delle nostre App FBE Mobile e Basile Funeral Service e del servizio di notifica e scambio dati FBE Hub e FBE Cloud. Per maggiori informazioni riguardo l’ecosistema FBE, prodotti e servizi, visitare il sito web FuneralBusinessExpert.it.   

La Xp Informatica si occupa esclusivamente del mantenimento dei nostri sistemi informatici, i dati dei nostri utenti transitano sui loro sistemi cloud esclusivamente per il tempo necessario ad essere consegnati definitivamente in agenzia.

La nostra Agenzia “Basile Funeral Service” e la Xp Informatica, nelle figure dei rispettivi titolari, sono congiuntamente responsabili del trattamento di dati personali in relazione ai ruoli sopra citati. Abbiamo stabilito le nostre rispettive responsabilità per l’adempimento di obblighi in materia di protezione dei dati, documentando tali responsabilità in un accordo scritto. Abbiamo concordato che se l’utente vuole esercitare i propri diritti legali quali il diritto di accesso, rettifica e altri diritti descritti al paragrafo 7, può contattare esclusivamente la sede della nostra Agenzia.

La nostra Agenzia “Basile Funeral Service” e la Xp Informatica hanno pattuito di prestarsi reciproca assistenza, ove necessario, al fine di garantire all’utente la possibilità di esercitare i propri diritti legali e la gestione delle sue domande e dei suoi reclami.

Per eventuali domande, segnalazioni o reclami in relazione al trattamento dei dati personali, contattare il nostro servizio all’indirizzo email riportato nella sezione contatti o info della presente App Basile Funeral Service, precisando di avere una domanda riguardante la privacy o questioni legali. 

Quali dati raccogliamo? 

Quando l’utente utilizza la nostra app Basile Funeral Service  questi sono i dati che vengono raccolti: 

Informazioni sull’account utente 

Quando l’utente scarica la nostra app Basile Funeral Service, gli viene chiesto di creare un account utente. Le informazioni dell’account possono includere il suo cognome e nome, l’indirizzo e-mail e il numero di telefono. Viene espressamente richiesto di esprimere il suo consenso, diversamente non si potrà procedere alla registrazione e successivo utilizzo. I campi obbligatori sono segnati esplicitamente. 

Dati tecnici sulle impostazioni e sull’utilizzo dell’app 

Raccogliamo dati riguardanti l’utilizzo dell’app Basile Funeral Service relativamente al monitoraggio di errori, disconnessioni, ricezione di dati. Questi dati vengono monitorati e trasmessi ai server del produttore e partner tecnologico.   Dopo essere stati analizzati, vengono definitamente distrutti.

 Messaggi di cordoglio inviati dall’utente

I messaggi di cordoglio inviati volontariamente dall’utente ai diretti interessati o all’agenzia stessa, vengono raccolti e trasmessi mediante i server del produttore. Tali messaggi, una volta recapitati, vengono definitivamente cancellati dai server cloud e rimando nella disponibilità della nostra agenzia “Basile Funeral Service” per poter essere archiviati o distrutti secondo le politiche di gestione dei dati aziendali e in ogni caso sottoposti alla normativa sulla privacy dei dati personali. 

La tutela dei messaggi inviati ai diretti interessati (famigliari e parenti dei defunti), una volta consegnati, non è più a carico della nostra agenzia “Basile Funeral Service” o del produttore dell’app @NomeApp. 

Documenti e dati personali che l’utente decide spontaneamente di trasmettere alla nostra agenzia 

Quando l’utente incarica la nostra agenzia “Basile Funeral Service” all’espletamento di pratiche funebri o altro, e sono richiesti dati personali e documenti di identità, se trasmessi mediante l’app @NomeApp, tali dati vengono conservati presso la nostra agenzia “Basile Funeral Service” e utilizzati ai soli fini per i quali sono stati richiesti. Nessun altro uso ne viene fatto. Foto, documenti di identità o documenti vari, una volta recapitati in agenzia, vengono distrutti periodicamente dai server cloud del produttore. 

Informazioni che raccogliamo quando l’utente contatta il supporto tecnico del produttore dell’app

Quando l’utente ci contatta per segnalare anomalie sul funzionamento dell’app @NomeApp, viene avviata una richiesta di assistenza al supporto tecnico del produttore. Tale supporto registrerà le sue domande o i suoi reclami nei suoi database con l’unico scopo di tracciare gli errori o le anomalie e di migliorare gli standard di assistenza. 

Come utilizziamo i dati personali? 

Utilizziamo i dati personali per le seguenti finalità: 

Fornire i nostri servizi e comunicare con l’utente 

Utilizziamo i dati dell’account utente per fornire il nostro servizio di pubblicazione di annunci di vario tipo, per news e post          oltre che per inviargli messaggi di servizio riguardanti aggiornamenti di sicurezza o nuove funzionalità. Utilizziamo i dati del contatto per rispondere alle domande, quando l’utente contatta il nostro servizio clienti.  

Se l’utente utilizza i servizi di trasmissione di dati personali e documenti in agenzia, tali dati verranno utilizzati ai soli fini per i quali sono stati richiesti.

Le informazioni di installazione e i dati che riguardano l’utilizzo dell’app @NomeApp, per verificare il corretto funzionamento della stessa, per inviare notifiche di sistema, per migliorare l’esperienza dell’utente finale. 

Finalità di ricerca per poter migliorare i nostri prodotti e servizi 

Effettuiamo ricerche riguardanti le abitudini generali di utilizzo dei nostri prodotti e servizi da parte dei nostri clienti. Lo facciamo per ottenere una migliore panoramica del comportamento e delle preferenze dei nostri clienti e per sviluppare e migliorare i nostri prodotti e servizi. 

Utilizziamo solo dati aggregati e non utilizziamo il nome, l’indirizzo e-mail o altre informazioni che identificano direttamente la persona. L’utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei suoi dati personali per finalità di ricerca. 

Finalità di marketing diretto 

Utilizziamo le informazioni sull’account dell’utente per informarlo a riguardo di prodotti e servizi nuovi o aggiornati, nostri o dei nostri partner, che potrebbero interessarlo. 

Archiviazione dei dati in adempimento dei nostri obblighi legali 

Raccogliamo, conserviamo e utilizziamo i dati personali per finalità interne di agenzia, come quelle di archiviazione e di adempimento dei nostri obblighi legali e fiscali. 

Quali terze parti possono accedere ai dati personali? 

Condividiamo i dati personali con il produttore dell’app @NomeApp e partner tecnologico e con le nostre agenzie consociate, per le seguenti finalità:  

Fornire i nostri servizi all’utente 

Per poter fornire i nostri servizi, i dati dell’utente vengono condivisi con il produttore dell’app @NomeApp. 

Quando quest’ultimo si affida a un terzo partner per svolgere servizi di assistenza o manutenzione sull’app @NomeApp, potremo condividere i dati e i risultati dell’analisi affinché il terzo partner possa garantire un servizio completo.  

 Terze parti che forniscono un servizio all’utente (Partner dell’agenzia o del produttore dell’App)

Potremo offrire un servizio in cooperazione con uno dei nostri partner. In tal caso, potremo condividere i dati personali dell’utente con questi partner per permettergli di erogare i nostri servizi in combinata. 

Potremo anche offrire all’utente la possibilità di collegare il profilo utente, a servizi offerti da terze parti. La parte terza tratterà i dati nel rispetto delle sue condizioni di servizio e della sua informativa sulla privacy.  

Supportare le nostre funzioni aziendali 

Potremo condividere i dati personali con terze parti di fiducia che svolgono funzioni aziendali o che forniscono servizi per nostro conto. Tali terze parti includono fornitori IT che ci aiutano nello sviluppo e nella manutenzione della nostra app @NomeApp e dei sistemi IT e fornitori di servizi hosting. Collaboriamo anche con agenzie che ci aiutano nelle nostre attività di marketing. A ognuna di tali terze parti sarà richiesto di tutelare adeguatamente i dati personali e di trattarli solamente in linea con quanto previsto dalle nostre istruzioni.  

Ricerca e marketing diretto 

All’interno del nostro gruppo di lavoro potremo scambiare informazioni per fini di ricerca e marketing diretto. 

Potremo anche condividere i dati personali con autorità di regolamentazione, fiscali o investigative, se richiesto dalla legge.  

Potremo condividere con terze parti informazioni aggregate o non personali. Sarà nostra cura garantire che queste informazioni non personali non possano essere associate con singoli utenti di nostri prodotti e servizi. 

Come mettiamo in sicurezza i dati e quanto a lungo li conserviamo? 

Garantiamo che i dati personali saranno adeguatamente tutelati utilizzando misure tecniche e organizzative appropriate, affinché siano protetti contro usi non autorizzati o illeciti, alterazioni, accessi o divulgazioni abusive, perdite o distruzioni accidentali o illecite.  

Conserviamo i dati nei nostri sistemi per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità descritte nella presente informativa sulla privacy, nei limiti di quanto necessario per il rispetto degli obblighi legali e per la risoluzione di controversie. Per le finalità marketing l’utilizzo dei dati sarà limitato a due anni. Se l’utente cancella il suo account, non ha usato i nostri servizi per un anno o quando non abbiamo più bisogno dei suoi dati, provvederemo a cancellarli o ad anonimizzarli. In pratica, ciò significa che i suoi dati personali vengono generalmente cancellati entro 30 giorni dalla cessazione del suo account.  

Alcune informazioni sono trattate e conservate direttamente all’interno dello smartphone o tablet su cui è installata l’app @NomeApp. La tutela di questi dati è a carico del proprietario del dispositivo.

Come può l’utente esercitare i suoi diritti legali? 

L’utente potrà contattare la nostra sede per esercitare i diritti che gli spettano ai sensi delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati, tra cui: 

Diritto di accesso 

L’utente potrà chiederci la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai dati personali sotto forma di copia. Nell’adempiere alla richiesta di accesso, forniremo anche informazioni aggiuntive tra cui le finalità del trattamento, le categorie di dati personali in questione nonché altre informazioni necessarie per l’esercizio di tale diritto nella sua essenza.  

 Diritto di rettifica 

L’utente ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o incompleti che lo riguardano. Su richiesta, rettificheremo dati personali inesatti riguardanti l’utente e, tenuto conto delle finalità del trattamento, procederemo all’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.  

Diritto alla cancellazione 

L’utente ha altresì il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, vale a dire l’eliminazione dei suoi dati da parte nostra e, ove possibile, da parte di qualsiasi titolare del trattamento al quale i dati siano stati precedentemente resi noti da parte nostra.  La cancellazione dei dati personali avviene solo in determinati casi prescritti dalla legge ed elencati all’art. 17 del RGPD. Ciò include situazioni in cui i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità iniziali per le quali sono stati trattati nonché situazioni in cui sono stati trattati illecitamente. A fronte del modo in cui manteniamo determinati servizi, la cancellazione delle copie di backup può richiedere del tempo. 

Diritto di limitazione di trattamento 

L’utente ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano, vale a dire che sospendiamo il trattamento dei dati per un determinato periodo di tempo. Le circostanze che possono dare adito a questo diritto comprendono situazioni in cui l’esattezza dei dati personali è stata contestata, ma ci è necessario del tempo per verificarne l’(in)esattezza. Tale diritto non ci impedisce di continuare a conservare i dati personali. Informeremo l’utente prima che detta limitazione sia revocata.  

Diritto alla portabilità dei dati 

Il diritto dell’utente alla portabilità dei dati implica che può richiederci di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e di ottenere che tali dati vengano trasmessi direttamente a un altro titolare del trattamento, se tecnicamente fattibile. Su richiesta e ove tecnicamente fattibile, provvederemo a trasmettere i dati personali direttamente all’altro titolare del trattamento.  

Diritto di opposizione. 

L’utente ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, vale a dire che può chiederci di non trattare più i suoi dati personali. Ciò si applica soltanto nel caso in cui i “legittimi interessi” (compresa la profilazione) costituiscano la base legale del trattamento. L’utente potrà opporsi in qualsiasi momento e gratuitamente a finalità di marketing diretto qualora i dati personali siano trattati per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. Qualora l’utente eserciti tale diritto, i dati personali non saranno più oggetto di trattamento per tali finalità e l’account verrà eliminato. 

Vi possono essere delle situazioni in cui abbiamo la facoltà di negare o limitare i diritti descritti nel presente paragrafo. In ogni caso, valuteremo attentamente se tale esenzione trova applicazione e informeremo l’utente prontamente. Possiamo, ad esempio, negare la richiesta di accesso, se necessario al fine di tutelare i diritti e le libertà di altri individui o rifiutarci di cancellare i dati personali nel caso in cui il trattamento di tali dati sia necessario per l’adempimento di obblighi legali. Il diritto alla portabilità dei dati, ad esempio, non si applica nel caso in cui i dati personali non siano stati forniti dall’utente o se non trattiamo i dati sulla base del consenso o per l’esecuzione di un contratto.  L’utente potrà anche contattarci per eventuali domande, segnalazioni o reclami in relazione alla presente informativa sulla privacy. Qualora una questione dovesse rimanere irrisolta, l’utente avrà anche il diritto di presentare un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. 

Eliminazione dell'account

L’utente ha il diritto di eliminare il proprio account direttamente all'interno dell'app. Nella sezione 'Info e impostazioni' è presente il pulsante 'Cancella Account' tramite il quale viene richiesta l'eliminazione dell'account.

L'utente verrà disconnesso dall'app. L'effettiva cancellazione dell'account può richiedere fino a 48 ore dalla richiesta. Al termine dell'elaborazione l'utente può comunque creare un nuovo account senza alcun dato dell'account precedente.

Eliminazione dei dati dell’utente

L’utente può richiedere l’eliminazione dei propri dati raccolti nell’app inviando un’e-mail di richiesta a info@xpinformatica.it, inserendo come oggetto ‘RICHIESTA ELIMINAZIONE DATI PERSONALI’ e inserendo nel corpo del messaggio il nome dell’ap per cui è richiesta la cancellazione e la mail utilizzata in fase di registrazione.

La richiesta sarà elaborata entro 7 giorni lavorativi e l’utente verrà informato via e-mail dell’avvenuta eliminazione.